Artxibategia aipatu eta antigoaleko eraikinak irudika daitezke erraz, arkudun eta zerurainoko sabaidun gela handiak, egur landuzko eta agiri eta liburu zaharrez betetako apalategiekin. Izango dira horrelakoak bazterretan, baina halakoekin zerikusi handirik ez dute Azpeitiko Udal Agiritegiaren gelek.
Bi gunetan banatuta dago Udal Agiritegia: artxibo historikoa udaletxeko solairu batean dago, eta agiri modernoenak gordetzen dituena, beste solairu batean. Bietan, metalezko apalategiak daude hormen kontra eta gelen erdian, pasabide ez oso zabalak utziz. Apaletan, artxibatzeko karpeta edo kaxa potolo andana, bata bestearen kontra estututa, zuriak gehienak; barruan gordetzen dutenaren arrastorik ez dute ematen ez dakienaren begietara, bizkarrean idatzita dituzten kode identifikatzaileen esanahia dakienarentzat beste zerbait iradoki arren.
Artxibo historikoan gordetzen dituzte agiri zaharrenak. Lurdes Montecelo artxibozainak azaldu duenez, "50-60 urtetik aurrera" dituzten agiriek historiko izendapena hartzen dute. Hala ere, askoz zaharragoak ere aurki daitezke Azpeitiko Udal Agiritegiaren agiri historikoen gunean. 1315ekoa da gordetzen duten agiri zaharrena: Gaztelako Fernando IV.ak Azpeitiari 1310ean emandako hiri-gutunaren berrespena da, hain zuzen ere, eta jatorrizko hiri-gutunak jasotzen zuena errepikatzen du. Azpeitiak herri gisa jaso zuen lehen dokumentu hura, 1310ekoa, bidean galdu zen; ez dago Azpeitiko Udal Agiritegian, eta agiritegiko arduradunek ez dakite non egon daitekeen, oraindik 'bizi' bada. "700 urte hauetan gauza asko gertatu dira eta zenbait dokumentu galdu egin dira", dio Montecelok. Artxibozainaren hitzetan, 1315eko berrespen gutun hori da Azpeitiko Udal Agiritegiko "harribitxi nagusia". Plastiko zorro berezi batean gordetzen dute, eta jatorrian zuen berunezko zigilua galdua du, Montecelok azaldu duenez. Azpeitiko herrigunearen 1834ko plano bat ere badute artxibategi historikoan, gordeta dagoen herriko planorik zaharrena.
1315eko berrespen gutunetik 1950 urte aldera arte Azpeitiko Udalak "bere funtzioak eta zerbitzuak emateko sortutako edota jasotako" agiri "gehienak, ez guztiak" gordetzen ditu artxibo historikoak. Izan ere, eta ezinbestean, zazpi mendetan gerrak, lekualdatzeak, lapurretak eta beste gertaera aipagarri asko bizitzea tokatu zaizkie bai udalari, bai erakundeak gordetako agiriei.
Gaur egun ere hori da, finean, udal agiritegiaren zeregina: udalak sortu, eman edota jasotzen dituen agiri guztiak jaso, sailkatu eta gordetzen dituzte bertan. Originalak bakarrik gordetzen dituzte, "kopiarik ez"; horregatik, Montecelok azpimarratu du kontserbatzen dituzten original horiek "ondo" gordetzea oso garrantzitsua dela, "behar direnerako lokalizatuta" edukitzeko. "Hori da gure antolaketa lanaren oinarria, artxibatutakoa jendearen zerbitzura jartzeko egin behar dugu lan".
Montecelo ez da ausartu esaten agiritegian gaur egun zenbat agiri izan ditzaketen gordeta, baina gaur egun, egun bakarrean udalean "ehunka" agiri artxibagarri pila daitezke; XX. mendean, eta bereziki azken 30 urteetan, aurreko urteekin eta mendeekin alderatuta dokumentazioaren "bolumena asko hazi" da. Izan ere, dena jasotzen dute agiritegian: udalaren sail desberdinetako denetariko txostenak, herritarren eskaeren erregistroak, udalbatzarretako deialdiak, horien zein batzordeen bileren aktak... "Bi orriko txosten bat zein hiru edo bost kutxa hartzen dituzten espedienteak", denetarik artxibatzea dagokio Montecelori. Artxibozainarentzat "denak" dira garrantzitsuak, "bakarrak" direlako. "Liburutegi batean liburu beraren ale bat baino gehiago aurki ditzakezu, baina hemen agiri guztiak dira bakarrak, xumeak zein potoloak".
Bi mugarri
Lasarte-Oriakoa (Gipuzkoa) da Montecelo, eta 26 urte daramatza Azpeitiko Udalean artxibozain lanetan. Beste bi lankiderekin batera ekin zion bideari, gero hirutik bik jarraitu zuten, eta urteak dira bera dela artxibozain bakarra.
Artxibozaina da Montecelo, eta Udal Agiritegiaren sortzaileetakoa ere badela esan daiteke. Izan ere, bere hitzetan, duela 26 urte "ez zegoen" udal artxibategirik Azpeitian. Agiriak bai, hor zeuden, gordeta; baina ez artxibategi batek izan behar duenaren antzera jasota, antolatuta eta, finean, behar bezala artxibatuta. Hain zuzen ere, horixe izan zen Monteceloren eta haren lankideen lehen zeregina: behar bezalako artxibategi bat prestatzea, Udal Agiritegia eraikitzea.
Monteceloren aburuz, duela 26 urte hasitako lan hura da Azpeitiko Udal Artxibategiaren azken hamarkadetako lehen "mugarri" aipagarria. "Ez zegoen arduradun bat, ez zen existitzen artxibistikak agintzen duen lanerako prozedurarik. Beraz, zerbitzuak ez zuen zerikusirik gaur egun eskaintzen denarekin. Agiriak topatzeko zailtasunak sortzen ziren sarri. Orain, aldiz, dokumentu jakin bat edo gai batekin lotutako edozein informazio behar izanez gero, berehala aurkitzen dugu", azaldu du artxibozainak bera lanean hasi zenetik gaur artekoaren arteko aldea. Hasierako lanekin jarraituz, antolaketa ez bezala, agiri historikoen kontserbazio fisikoari dagokionez, agiri gehienak "nahiko egoera onean" zeudela dio Montecelok, asko "oso zikinak" zeuden arren. Horiek zaharberritzea izan zen Udal Agiritegiari forma eman ziotenen hasierako lan haietako bat.
Digitalizazioak ekarri du bigarren mugarria. Fisikoa da, koskarekin, Udal Agiritegiaren euskarri nagusia, baina gero eta gehiago dira digitalizazio eskaerak. Artxibo historikoko zenbait agiri –akta liburu denak eta kontu liburu batzuk, esaterako– digitalizatuta daude, baina agiri guztiak digitalizatzea urrun ikusten du Montecelok, "diru eta giza baliabide asko" eskatuko lukeen lana da. Artxibozainarentzat, agirien ekoizpenarekin lotutakoa da digitalizazioak markatu duen mugarria: "Espediente elektroniko gero eta gehiago sortzen dira, eta artxibozainok gure jakintza eta lana eguneratu beharrean gaude. Une oso interesgarria ari gara bizitzen".
Atzetik aurrera
Udalean sortzen den dokumentazioa ez da egun batetik bestera gordetzen agiritegian. Erakundeko sail bakoitzak epe bat zehaztuta du, legez, sortzen edo jasotzen dituen agiriak sailean bertan gordeta izateko. Legeak agintzeaz gain, sailetan lanerako behar izan ditzakete agiri batzuk; bi eta bost urte artean gorde ditzakete agiriak sail bakoitzean.
Epe horiek betetakoan bideratzen dira udal agiriak Udal Agiritegira, orduan iristen dira artxibozainaren eskuetara. "Sail bakoitzak agiriak kudeatzeko bere sistema dauka, eta agiriak nigana heltzen direnean, neure sisteman txertatzen ditut guztiak". Atzetik aurrera, "data zaharrena" dutenekin hasten da beti Monteceloren eguneroko lana. "Sailkapen koadro" bat finkatuta du Montecelok, udalak betetzen dituen funtzio guztiekin eta ematen dituen zerbitzu guztiekin, eta hori oinarri hartuta "bateratzen" ditu sail ezberdinetan beren erara antolatuta eramaten dizkioten artxiboak.
Ikertzaileen eta herritarren zerbitzura
Udal Agiritegian gordetako agiriak kontsultatu edo eskuratu nahi dituztenen eskaerak ere kudeatu behar izaten ditu artxibozainak. Ikerketa lan edo gai jakin baten inguruan "zeozer" gordetzen duten ala ez galdetuz jartzen dira batzuk harremanetan Udal Artxibategiarekin. "Horrelakoetan, esan diezaieket ikertzen ari diren gaiarekin zerikusia duten agiriak gordetzen ditugun ala ez eta zeintzuk diren, baina ezin diet ziurtatu bila dabiltzana horietan aurkituko duten", zehaztu du Montecelok. Ikertzaileek hala nahi izanez gero, hitzordua jartzen dute haiek udaletxera joan eta aurrez aipatutako agiriak kontsulta ditzaten. Agiri originalak udaletxean bertan ikuska daitezke, ezin dira inora eraman: "Ikerlana, hemen, nire mahaiaren ondoko mahaian, nik kontrolatzeko moduan", dio Montecelok, irribarrez. Ikerlaria Azpeititik urruti bizi bada eta agiri zehatzen bat eskatzen badu, agiri hori digitalizatu eta bidal diezaioke artxibozainak, eskaera egiten duenak "dagozkion tasak ordainduta". Montecelok nabarmendu du "pandemiaren ondoren" gero eta gehiago direla azken aukera horren alde egiten dutenak, eta gero eta gutxiago udaletxera joaten zaizkionak.
Askoz ohikoagoak dira agiri ez historikoen eske joaten diren herritarren eskaerak. Eta, nola ez, udal barruko lanari lotutakoak; horiek dira kontsulta arruntenak.